Przeprowadzka biura to zadanie, które wymaga dokładnego planowania, koordynacji i zaangażowania wielu osób w tym nie tylko pracowników firmy przeprowadzkowej lecz też samych zainteresowanych. Jest to proces o wiele bardziej złożony niż przeprowadzka prywatna, ponieważ wymaga uwzględnienia specyficznych wymagań związanych z funkcjonowaniem firmy, sprzętem biurowym, dokumentacją oraz potrzebami pracowników. W artykule tym przedstawimy krok po kroku, jak zorganizować przeprowadzkę biura od A do Z, aby była ona jak najmniej uciążliwa i jak najbardziej efektywna. Na wstępie też zwracamy uwagę iż wynajęcie odpowiedniej firmy która regularnie świadczy takie usługi jest kluczem do sukcesu.
1. Przygotowanie do przeprowadzki biura
Pierwszym krokiem w organizacji przeprowadzki biura jest odpowiednie przygotowanie. Należy dokładnie określić zakres prac, czas trwania oraz budżet. Ważne jest, aby zacząć planowanie z dużym wyprzedzeniem – optymalnie na 2-3 miesiące przed planowaną datą przeprowadzki. Należy też ustalić, kto w firmie będzie odpowiedzialny za koordynację poszczególnych etapów przeprowadzki. Warto w tym celu zasięgnąć rad ekspertów z firmy od przeprowadzek.
Przygotowanie planu powinno obejmować:
–Inwentaryzację – sporządzenie listy wszystkich mebli, sprzętu biurowego, dokumentów oraz innych przedmiotów, które będą przewożone. To pozwala ocenić, ile rzeczy trzeba przetransportować i jak duży pojazd będzie potrzebny.
–Oszacowanie kosztów – należy wziąć pod uwagę koszty związane z transportem, pakowaniem, wynajmem specjalistycznych usług (np. demontażu i montażu mebli, przenoszenia ciężkich przedmiotów, takich jak serwery) oraz ewentualne ubezpieczenie mienia.
-Komunikację z pracownikami – poinformowanie zespołu o planowanej przeprowadzce oraz o szczegółach dotyczących nowej lokalizacji, terminu przeprowadzki oraz ich obowiązków.
2. Wybór firmy przeprowadzkowej
Wybór odpowiedniej firmy przeprowadzkowej to kluczowy element procesu. Warto skorzystać z usług specjalistów, którzy mają doświadczenie w przeprowadzkach biur. Zadzwoń umów się na bezpłatne oględziny biura, zobacz co dana firma może Ci zaproponować. Na rynku działa wiele firm oferujących przeprowadzki biur w Warszawie, ale warto zwrócić uwagę na te, które cieszą się dobrą opinią i mają doświadczenie w przeprowadzkach biur w stolicy.
Podczas wyboru firmy należy zwrócić uwagę na:
– Zakres oferowanych usług – niektóre firmy oferują kompleksowe przeprowadzki, w tym dostarczenie wszelkich niezbędnych materiałów do pakowania, transport, rozpakowanie, montaż mebli oraz zarządzanie całością procesu.
– Ceny i warunki współpracy – ważne jest, aby uzyskać szczegółową wycenę wszystkich usług oraz jasno określone warunki współpracy, w tym ubezpieczenie mienia. Cena usługi może się różnić od zakresu prac, ilości osób i sprzętu przeznaczonego do wykonania usługi oraz od formy zabezpieczenia ładunku.
– Referencje i opinie – warto poszukać opinii innych klientów na temat danej firmy, aby upewnić się, że jest ona godna zaufania. Warta polecenia firma przeprowadzkowa ma wiele referencji zazwyczaj dostępnych do wglądu na swojej stronie internetowej lub w krótkim czasie może je zdobyć o ile będzie taka potrzeba.
3. Planowanie logistyki i organizacja przestrzeni
Po wyborze firmy przeprowadzkowej, należy skupić się na planowaniu logistyki oraz organizacji przestrzeni w nowym biurze. To kluczowy etap, który zapewni sprawne i szybkie przenosiny.
– Mapowanie nowego biura – stworzenie planu nowego biura, w którym zostaną zaznaczone miejsca na biurka, szafy, sprzęt biurowy, sale konferencyjne i inne pomieszczenia. Warto również zadbać o oznaczenie miejsc, gdzie powinny znaleźć się punkty zasilania elektrycznego oraz gniazda sieciowe.
– Zarządzanie dokumentacją – należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dokumentów, szczególnie tych zawierających dane osobowe lub poufne informacje. Warto rozważyć przeniesienie części dokumentacji do archiwum lub digitalizację. Niektóre rzeczy można oczywiście przewieźć samemu ale tutaj warto zadać sobie pytanie czy będzie to zgodne z RODO lub polityką firmy. Warto zwrócić uwagę czy firma przeprowadzkowa posiada pojemniki plombowane, które eliminują możliwość otwarcia.
– Transport sprzętu komputerowego– sprzęt komputerowy, serwery oraz inne urządzenia elektroniczne wymagają specjalistycznego pakowania i transportu. Warto zlecić to zadanie firmie przeprowadzkowej lub specjalistom IT. Często się zdarza że serwery są po prostu bardzo ciężkie i takie rzeczy powinny być przewożone przy użyciu specjalistycznych wózków lub innych urządzeń do tego przeznaczonych.
4. Pakowanie i oznakowanie
Pakowanie to jeden z najważniejszych etapów każdej przeprowadzki. W przypadku przeprowadzki biura, konieczne jest odpowiednie oznakowanie wszystkich kartonów, aby ułatwić późniejsze rozpakowanie i ustawienie przedmiotów w nowym miejscu.
– Oznakowanie kartonów – każda paczka powinna być dokładnie oznakowana (np. „biurka – dział marketingu”, „dokumenty – dział księgowości”). Można także używać kolorowych naklejek, aby łatwo zidentyfikować, do jakiego działu lub pomieszczenia dany przedmiot należy.
– Pakowanie sprzętu biurowego – drukarki, skanery, telefony oraz inne urządzenia biurowe należy pakować w oryginalne opakowania lub w specjalne materiały ochronne. Są to rzeczy zazwyczaj najcenniejsze w firmie im należy poświęcić więcej uwagi.
– Pakowanie dokumentów – ważne dokumenty można umieścić w zabezpieczonych, zamkniętych pudełkach. Warto stworzyć kopie zapasowe najważniejszych dokumentów, np. w formie cyfrowej.
5. Demontaż i montaż mebli oraz ewentualna utylizacja.
Przeprowadzka biura często wiąże się z koniecznością demontażu mebli, takich jak biurka, szafy czy regały. Dla zachowania porządku i uniknięcia zgubienia części, każda zdemontowana część powinna być oznakowana i odpowiednio zabezpieczona.
-Zlecenie demontażu specjalistom – warto rozważyć zlecenie demontażu mebli specjalistom, którzy mają doświadczenie w takich pracach. Dzięki temu unikniemy uszkodzeń oraz przyspieszymy proces przeprowadzki.
-Montaż mebli w nowym biurze – po przetransportowaniu wszystkich elementów, firma przeprowadzkowa powinna zająć się montażem mebli w nowym biurze zgodnie z wcześniej przygotowanym planem.
-Utylizacja zbędnych mebli – zazwyczaj przy przeprowadzce biura można przy okazji zweryfikować stan mebli. Najlepszym rozwiązaniem wówczas na pozbycie się uszkodzonych mebli lub po prostu wyrzucenie nie potrzebnych rzeczy jest podstawienie kontenera na odpady do którego będzie można wszystkie zbędne rzeczy wyrzucić.
6. Organizacja przeprowadzki w dniu przenosin
Dzień przeprowadzki to moment kulminacyjny, który wymaga zaangażowania całego zespołu. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy znali swoje obowiązki oraz plan działań na ten dzień.
-Koordynacja działań – osoba odpowiedzialna za koordynację przeprowadzki powinna mieć pełen wgląd w cały proces, aby reagować na ewentualne problemy lub opóźnienia.
-Przewóz rzeczy – firma przeprowadzkowa odpowiada za transport wszystkich przedmiotów. Warto upewnić się, że posiada odpowiedni sprzęt i pojazdy dostosowane do przewożenia dużych gabarytów oraz delikatnych przedmiotów. Trzeba również pamiętać aby w obu lokalizacjach na czas transportu zabezpieczyć szlaki komunikacyjne lub windy.
-Kontrola nowego biura – przed rozpoczęciem pracy w nowym miejscu, warto przeprowadzić kontrolę stanu technicznego wszystkich pomieszczeń oraz sprawdzić, czy wszystko zostało poprawnie zamontowane i ustawione.
7. Rozpakowywanie i organizacja nowego biura
Po przewiezieniu wszystkich rzeczy do nowego biura, czas na rozpakowywanie i organizację przestrzeni. Ważne jest, aby ten proces przebiegał sprawnie, aby jak najszybciej wrócić do normalnej pracy.
-Rozpakowywanie kartonów – zgodnie z wcześniejszym oznakowaniem, kartony powinny być rozpakowywane w odpowiednich pomieszczeniach. Pracownicy powinni odpowiadać za rozpakowywanie swoich rzeczy, co przyspieszy proces.
-Organizacja przestrzeni – ustawienie mebli i sprzętu zgodnie z wcześniej przygotowanym planem pozwoli szybko zorganizować nowe biuro.
-Testowanie infrastruktury IT – ważne jest, aby przed rozpoczęciem pracy sprawdzić, czy wszystkie urządzenia działają prawidłowo i są prawidłowo podłączone do sieci.
8. Ocena i zamknięcie procesu przeprowadzki
Ostatnim etapem jest ocena przeprowadzonego procesu oraz zamknięcie wszystkich formalności związanych z przeprowadzką.
-Feedback od pracowników – warto zebrać opinie od pracowników na temat przeprowadzki, co pozwoli zidentyfikować ewentualne problemy oraz obszary w których jest coś do poprawy.
-Rozliczenie z firmą przeprowadzkową – upewnienie się, że wszystkie ustalone usługi zostały wykonane zgodnie z umową
Szukając odpowiedniej firmy przeprowadzkowej warto zapoznać się z ofertą firmy Manatki24 – Przeprowadzki Warszawa